Sipariş Aktarımı
Sipariş Aktarımı, pazaryeri siparişlerini (Trendyol, Hepsiburada, n11, Amazon …) Entegra'dan alıp Bilnex'e satış siparişi, satış irsaliyesi ya da satış faturası olarak yazdığınız ekrandır. Hangi evrakın açılacağı, seri, depo ve cari kuralı Entegra Ayarları'ndadır.
Her sipariş Bilnex'e bir kez aktarılır: aynı sipariş ikinci kez getirilse ya da iki kullanıcı aynı anda aktarmaya çalışsa bile mükerrer evrak oluşmaz.
Nereden açılır?
Bu menü şu paketler dışındaki tüm paketlerde bulunur: Account.
Menü Bilnex V5'te görünür.
Ekran
Komut şeridi (üstte):
| Düğme | Ne yapar |
|---|---|
| Siparişleri Getir | Entegra'dan Bilnex'e henüz aktarılmamış siparişleri getirir. |
| Seçilenleri Aktar | Seçili siparişleri Bilnex'e evrak olarak yazar. |
| Tümünü Seç | Aktarılabilir siparişlerin tümünü seçer; tekrar basınca bırakır. |
| Ayarlar | Entegra Ayarları'nı açar. |
| Kapat | Ekranı kapatır. İşlem sürerken kapatılamaz. |
Komut şeridinin altındaki sarı bant geçerli ayarları özetler: hedef evrak ve türü, seri, depo. Test modu açıksa bandın başında Test modu açık: örnek siparişler gösterilir; aktarım GERÇEK evrak yazar. yazar.
En alttaki durum çubuğunda son işlemin sonucu (5 sipariş: 4 aktarılacak, 0 hatalı, 0 daha önce aktarılmış.) ve seçim özeti görünür.
Siparişleri getirmek
- Siparişleri Getir'e basın. Ayrı bir bekleme penceresi açılır (Lütfen bekleyiniz, siparişler alınıyor); işlem sürerken programın diğer pencereleri kullanılamaz. İptal (ya da Esc) ile durdurabilirsiniz.
- Liste dolar. Bugünden Entegra Ayarları'ndaki İlk aktarımda geriye (gün) kadar geriye bakılır; Entegra'da aktarıldı olarak işaretlenmiş siparişler gelmez.
Her sipariş için stoklar eşleştirilir ve evrakın nasıl yazılacağı önceden hesaplanır; sonuç Aktarım kolonundadır.
Kolonlar
| Kolon | Açıklama |
|---|---|
| Seç | Aktarılacak siparişi işaretler. Aktarılacak, Tekrar denenecek ve Eski serviste aktarılmış satırlar seçili gelir. |
| Aktarım | Siparişin aktarımdaki durumu (aşağıdaki tablo). |
| Entegra No | Siparişin Entegra'daki numarası; evrak serisi doluysa evrak numarası seri + bu numara olur. |
| Pazaryeri | Siparişin geldiği pazaryeri (Entegra'daki kısa adıyla: trendyol, hb, n11 …). |
| Sipariş No | Pazaryerinin sipariş numarası. |
| Tarih | Sipariş tarihi ve saati; evrak tarihi olur. |
| Müşteri | Pazaryeri müşterisi. |
| Cari Kodu | Siparişin yazılacağı cari (yoksa aktarımda açılır). |
| Tutar | Sipariş toplamı. |
| Entegra Durumu | Siparişin Entegra'daki durumu (Yeni Sipariş, Onaylandı, Kargolandı, İade-İptal …). |
| Evrak | Aktarıldıysa Bilnex'teki evrak. |
| Açıklama | Hata nedeni ya da uyarı (ör. Kargo bedeli (29.90) yazılmadı: Ayarlar'da kargo hizmet kodu tanımlı değil.). |
Durumlar
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Aktarılacak | Sipariş hazır; aktarımda yazılır. |
| Tekrar denenecek | Önceki aktarım denemesi hata verdi; nedeni Açıklama'da Önceki hata: … olarak görünür. Nedeni giderip yeniden aktarın. |
| Aktarıldı | Sipariş daha önce aktarılmış ve evrakı duruyor; tekrar yazılmaz. |
| Eski serviste aktarılmış | Sipariş eski Bilnex Replikasyon servisiyle aktarılmış. Aktarımda yeni evrak yazılmaz, yalnız kayıt bağlanır ve Entegra'da işaretlenir. |
| Durumu aktarılmaz | Entegra durumu Ayarlar'daki Aktarılacak durumlar arasında değil (ör. İade-İptal). Seçilemez. |
| Hata | Sipariş yazılamaz; nedeni Açıklama'dadır (ör. Stok kartı bulunamadı: …). |
Siparişleri aktarmak
- Aktarılacak siparişleri Seç kolonundan işaretleyin (ya da Tümünü Seç).
- Seçilenleri Aktar'a basın.
- 4 sipariş ERP'ye sipariş olarak aktarılsın mı? sorusunu onaylayın.
Her sipariş ayrı ayrı ve kendi bütünlüğü içinde yazılır: cari kartı (yoksa) açılır, satırlar, kargo satırı ve evrak kaydedilir, stok / cari hareketleri oluşur. Bir siparişte hata olursa yalnız o sipariş geri alınır, sıradakine geçilir. İptal kalan siparişleri yazmaz; o an yazılmakta olan sipariş tamamlanır.
Bitince durum çubuğunda N sipariş aktarıldı, N hatalı. yazar. Hatalı sipariş varsa Hatalı siparişlerin nedeni Açıklama sütunundadır. uyarısı çıkar. Ardından aktarılanlar Entegra'da ERP'ye gönderildi olarak işaretlenir (N sipariş Entegra'da işaretlendi.); işaretleme yapılamazsa bir sonraki aktarımda yeniden denenir.
Evraka ne yazılır?
- Tarih / saat: sipariş tarihi. Tarih çalışma döneminin dışındaysa sipariş aktarılmaz.
- Cari: Ayarlar'daki Cari kuralına göre. Yeni cari sipariş bilgileriyle (ad, fatura adresi, il / ilçe, vergi dairesi ve numarası ya da TC kimlik no, e-posta, telefon) açılır.
- Satırlar: eşleşen stok kartları, miktar, fiyat ve KDV. Pazaryeri tutarı kuruş kaymadan korunur; siparişin genel indirimi evrakın genel indirimi (oran ve tutar) olarak yazılır. Varyantlı ürünlerde renk-beden bilgisi de yazılır.
- Kargo bedeli: Ayarlar'da Kargo bedeli hizmet kodu tanımlıysa hizmet satırı olarak.
- Açıklamalar: sipariş notu, pazaryeri fatura numarası, pazaryeri ve kargo firması.
Fatura hedefinde muhasebe fişi ve e-Fatura / e-Arşiv gönderimi kendiliğinden yapılmaz; faturayı listeden açıp her zamanki gibi gönderin.
Stok eşleştirmesi
Siparişteki ürün Bilnex stok kartıyla şu sırayla eşleştirilir:
- Varyant kodu (Bilnex'in gönderdiği renk-beden barkodu),
- varyant barkodu,
- Stok kodu öneki + Entegra ürün kodu = stok kodu,
- satırın barkodu.
Hiçbiri tutmazsa sipariş Hata olur (Stok kartı bulunamadı: …). Ayarlar'da Bulunamayan ürün için kart aç işaretliyse kart sipariş bilgileriyle açılır.
Test modu
Entegra Ayarları → Bağlantı → Test modu açıksa Entegra'ya bağlanılmaz; Siparişleri Getir firmanızdaki stok kartlarıyla birkaç örnek sipariş üretir (yukarıdaki görüntüdeki gibi). Bu siparişlerle ekranı ve durumları tanıyabilirsiniz.
Test modunda da Seçilenleri Aktar firmanıza gerçek evrak ve cari kartı yazar. Denemeyi yalnız deneme firmasında yapın.
Yetki
- Ekranı açmak için Sipariş Aktarımı menüsünde yetkiniz olmalı; aktarım için bu menüde ekleme yetkisi gerekir.
- Hedef evrakın ekranında da (Satış Siparişleri, Satış İrsaliyeleri ya da Satış Faturaları) ekleme yetkiniz olmalı.
- Demo sürümde sipariş aktarımı kapalıdır.
Sık karşılaşılan durumlar ve mesajlar
| Mesaj | Anlamı / ne yapmalı |
|---|---|
| Entegra bağlantı bilgileri girilmemiş. Ayarlar açılsın mı? | Entegra Ayarları → Bağlantı'da e-posta ve parolayı girin. |
| Aktarılacak sipariş seçilmedi. | Seç kolonundan en az bir sipariş işaretleyin. |
| Sipariş aktarımı için ekleme yetkiniz yok. / Hedef evrak (…) için ekleme yetkiniz yok. | Yöneticinizden yetki isteyin (yukarıdaki Yetki). |
| Entegra ayarları siparişler getirildikten sonra değişti. Siparişleri yeniden getirin. | Getirdikten sonra hedef, seri ya da depo değişti; Siparişleri Getir'e yeniden basın. |
| Stok kartı bulunamadı: … | Ürün Bilnex'te eşleşmedi. Stok kodu / barkodu düzeltin ya da Stok kodu öneki'ni kontrol edin; sonra yeniden getirin. |
| Kargo bedeli (…) yazılmadı: Ayarlar'da kargo hizmet kodu tanımlı değil. | Uyarıdır, sipariş yine aktarılır. Kargo bedelinin evraka girmesi için Ayarlar'da hizmet kodu tanımlayın. |
| Kargo hizmet kodu (…) hizmet kartlarında bulunamadı. | Ayarlar'daki hizmet kodu yanlış; hizmet kartını açın ya da kodu düzeltin. |
| Evrak toplamı (…) sipariş toplamından (…) farklı. | Uyarıdır; evrakı açıp pazaryeri tutarıyla karşılaştırın. |
| Sipariş tarihi (…) çalışma döneminin dışında. | Siparişin tarihi çalışılan dönemde değil; doğru dönemle çalışın. |
| … numaralı evrak zaten var. | Aynı seri + numarayla başka bir evrak var; Ayarlar'daki Evrak serisi'ni değiştirin. |
| Başka bir kayıt işlemi sürüyor; biraz sonra tekrar deneyin. | Programda o anda başka bir kayıt yapılıyor; bitince yeniden aktarın. |
| İşlem sürüyor; bitince kapatabilir ya da İptal'e basabilirsiniz. | Getirme / aktarma bitmeden ekran kapatılamaz. |